Pour ce deuxième article de la série de six que nous vous proposons, on vous présente la deuxième problématique : pérennité des données.

Dans notre contexte, on positionne la « pérennité des données » non pas sur sa fiabilité ou sa qualité mais sur la possibilité de l’avoir à sa disposition (c’est-à-dire la trouver, la récupérer et l’utiliser). Nous parlerons donc des modalités de son stockage.

Le stockage des données consiste à recueillir et conserver des informations numériques, c’est-à-dire les octets et bits des applications, protocoles réseau, etc. Le stockage rend plus facile l’accès aux données et favorise leur pérennité dans le temps.

On peut donc comprendre qu’assurer la pérennité des données, c’est bien stocker ces données et assurer leur sécurité grâce aux solutions de stockage disponible. Mais certains applicatifs « Métier » sont limités et/ou n’intègrent pas la « mission » du stockage. Parmi celle-ci, on a Excel un logiciel tableur qui est utilisé par la plupart depuis bien longtemps assurer indirectement un stockage de données. Le stockage des données reposant principalement sur Excel n’est pas pérenne et augmente le risque de perte.

L’efficacité d’Excel n’est plus à démontrer dans ses fonctions de tableur. La liberté procurée ne doit pas faire oublier le risque lié à la perte de données. Qui n’a jamais supprimé un fichier, un onglet, un ensemble de formule ? La perte de données peut aussi se traduire tout simplement par l’imbroglio sur les versions de fichier. Ne plus savoir identifier l’origine de ses résultats ou ne plus maîtriser sa diffusion est synonyme de perte de données !

Les conséquences peuvent être majeures en fonction de l’enjeu du contenu des fichiers Excel.

Quelques exemples de faits de perte données causée par Excel

Dans le cas de changement de poste chez un client, nous devions récupérer des données métiers. Malheureusement, personne n’avait connaissance de la localisation du fichier. Un exemple courant est de ne plus savoir qu’elle est la bonne version du fichier à prendre. Lors de nos interventions au sein des directions du contrôle de gestion, les hypothèses économiques sont majoritairement stockées et diffusées sous Excel. La volatilité des versions des fichiers engendre bien souvent des erreurs ne sachant plus retrouver les données. Des réunions deviennent nécessaires pour resynchroniser les équipes pour « retrouver » le bon chiffre.

Comment Orkestra assure la pérennité des données métiers

Imaginez qu’à un rendez-vous de prospection, le client vous dise qu’il utilise un fichier Excel comme base de données. Vous voyez ! Même vous vous n’arrivez pas à l’imaginer tellement c’est improbable. Mais c’est un fait. ORKESTRA répond à cette problématique en proposant une solution sécurisée et pérenne.

ORKESTRA permet de stocker les données utilisées dans le cadre des traitements, à la fois les hypothèses (comme précédemment évoqués ci-dessus) comme les données produites. Ce stockage est géré via un étiquetage inscrit au sein des données manipulées. Bien souvent, le nombre de mise à jour est conséquent, des fonctionnalités de recherche sont mises à disposition pour les utilisateurs tel qu’un arbre généalogique sur les données produites, et/ou sur les données consommées.

Les bénéfices de se désengager d’Excel pour éviter la perte des données

Cette capacité à chercher et à retrouver l’information facilement est un véritable accélérateur à inscrire dans cette démarche d’appropriation par les métiers. Les bénéfices sont nombreux tant pour les directions informatiques par une gouvernance devenue possible que pour les métiers par un dialogue facilité et fluidifié et la direction générale par une sérénité sur la maîtrise de pérennité des données.

Vous retrouverez l’article sur la première problématique en cliquant ici.