Quatrième article de la série « Comment se désengager d’Excel dans la production des jeux de données métiers? » pour lequel nous traitons de la problématique de la perte de temps.
Une perte de temps c’est le fait de se dissiper, gâcher un temps précieux que l’on aurait pu employer à une tâche plus utile.
Expliquer les pertes de temps qui peuvent arriver avec Excel
La perte de temps sur Excel c’est faire et refaire des retraitements pour s’assurer de la qualité des résultats qui sont courants. Et cependant nous n’avons pas conscience de la lourdeur et du temps consacré.
Ne dit-on pas souvent que « le temps c’est de l’argent ! »
Ainsi, Excel n’est pas toujours la meilleure solution dès lors qu’il est nécessaire d’opérer les mêmes opérations de manière récurrente. Pour ne plus perdre un temps précieux, prenons le temps de penser différent pour gagner du temps ! Simple non ???
Exemples avec des faits de pertes de temps avec Excel
La collaboration et la sécurité sous Excel, voici deux cas d’usage où l’on rencontre des difficultés génératrices de perte de temps.
Excel ne permet pas le travail simultané entre plusieurs personnes sur un même tableur. Chacun doit donc travailler sur son propre tableur, puis les informations doivent être mises en commun.
Cela implique bien souvent la mise en place d’une matrice de référence, diffusion, récupération des fichiers, consolidation… Exercices méthodiques et laborieux, et aussi un risque certain de perdre des données et de dé-synchronisation.
Une personne est donc chargée d’assembler les informations reçues, d’enregistrer la version finale du tableur et de l’envoyer ensuite à toute l’équipe.
Ces tâches supplémentaires engendrent une perte de temps et entraînent un manque de fiabilité, car elles obligent chacun à vérifier qu’il travaille sur la bonne version.
Autre exemple d’usage courant, Excel n’a pas de fonctionnalité liée à la sécurisation des données. Certaines données sont plus confidentielles que d’autres. Sur Excel, vous ne pouvez pas choisir qui a accès ou non à un document. Cela oblige à découper les informations dans Excel et en fonction des destinataires de transmettre les informations adéquates. Ce lotissement des données est lui un facteur de risque important de qualité et bien évidemment de perte de temps.
Comment ORKESTRA assure le gain de temps dans le traitement des données métier
ORKESTRA est un excellent complément fonctionnel sur ses axes de consolidation, de contrôle et de partage des données.
Concernant le sujet de la collaboration, en fonction de l’organisation du processus de collecte, chaque contributeur est responsable de sa remontée de données doublée de contrôle qualité dès le dépôt de son fichier Excel. Le responsable de la consolidation peut suivre l’avancement et la qualité des données collectées.
Pour répondre au besoin de sécurisations et d’accès, le Data Shop d’ORKESTRA est une interface de partage et de diffusion des fichiers à transmettre construit aussi simplement qu’un Open Data avec une gestion des droits par utilisateurs. Fini les quiproquos sur les versions, chacun accède à ses fichiers tout en connaissant son origine et la(es) personne(s) référentes.
ORKESTRA a donc parmi ses objectifs de vous faire gagner du temps dans le traitement de vos données métier afin que vous puissiez vous concentrer sur d’autres tâches.
