Pour ce troisième article de la série « Comment se désengager d’Excel dans la production des jeux de données métiers? », nous abordons la question de la traçabilité inexistante due à Excel.
Selon le Larousse, la traçabilité est considérée comme la possibilité de suivre un objet aux différentes étapes de son acheminement. La traçabilité joue donc un rôle important dans la surveillance et l’appréciation de la qualité d’un produit ou d’un objet. Elle permet de déceler les erreurs enregistrées au cours du processus.
L’absence de traçabilité d’Excel menace les résultats des traitements de données métiers, on ne peut donc pas retracer le parcours des données afin d’en ressortir les erreurs.
Voici une « belle » illustration : Le gouvernement britannique, à cause d’une mauvaise manipulation sur Excel, a laissé courir 16 000 cas positifs au COVID dans la nature sans pouvoir les tracer.
L’absence de traçabilité des données avec Excel
D’abord, Excel ne dispose pas d’historique et de gestion de version. Dès lors, les éléments de base de la traçabilité n’existent pas. D’autant plus qu’il est finalement compliqué de corriger une erreur identifiée dans un fichier Excel, voir impossible si on ne fait pas des sauvegardes fréquentes.
Si les erreurs ou les modifications sont fréquentes, et si l’association du fichier Excel avec l’évolution n’existe pas, il n’y a tout simplement aucune traçabilité possible.
Prenons un exemple avec des faits de traçabilité inexistante avec Excel
Imaginons que nous sommes dans un grand groupe, et qu’un gestionnaire du département financier doit produire régulièrement des prévisions de dépenses sur plusieurs catégories de produits. Pour cela, il organise les remontées de données depuis chacun de les différents départements de son organisation, disons pour l’exemple qu’il y en a 69. Il envoie donc une feuille Excel aux 69 destinataires pour ensuite les agréger. La difficulté est alors de consolider et de prendre en compte les allers/ retours personnalisés. Le gestionnaire rêverait de connaître et de comprendre sa dernière consolidation : qui a fournit les dernières données et quand cela a été fait !
Même si cette traçabilité pourrait être opérée dans Excel, ce n’est pas son « métier » et sa mise en œuvre s’avèrerait très délicate et coûteuse en énergie.
Comment ORKESTRA assure la traçabilité des données métier ?
Savoir qui a fait quoi, pourquoi et avec quelles données… Cette connaissance est systématiquement conservée dans ORKESTRA. « Savoir qui a fait quoi » : les métiers sont autonomes dans leur production, « pourquoi » : le producteur a reçu une commande contextualisée, « avec quoi » : le métier choisit les jeux de données en sélectionnant l’étiquette.
Cerise sur le gâteau, cette traçabilité aura un usage amplifié grâce aux fonctions de recherche et d’analyse dans les archives pour extraire les données.
Les bénéfices de se désengager d’Excel pour pouvoir retracer ces données et les corriger si nécessaire
Faire comprendre la construction de ses données est un accélérateur pour faciliter l’usage et la confiance dans le partage !
L’audibilité n’est plus une épreuve mais un plaisir !
Retrouvez ici le prochain article de la série.
