Le terme Gouvernance est désigné comme un ensemble de décisions, de règles et de pratiques visant à assurer le fonctionnement optimal d’une organisation, ainsi que les organes structurels chargés de formuler ces décisions, règles et pratiques, de les mettre en œuvre et d’en assurer le contrôle. Ainsi le fonctionnement d’une entreprise ou d’un projet repose sur une bonne gouvernance.

Mais bien souvent les traitements réalisés sous Excel échappent à la gouvernance des données.

Poser le sujet de façon générique

La gouvernance de données est un vaste sujet avec de nombreuses facettes. Y-a-t-il une relation entre Excel et Gouvernance des données ? Bonne question à laquelle nous allons apporter une approche pratique.

Notre constat est qu’un nombre extrêmement important des traitements est opéré en dehors des applications métiers et très fréquemment sous Excel (et là nous parlons par exemple des ERP, des solutions de facturation, de gestion client, enfin toutes les applis métiers).

Qu’est-ce que cela veut dire ? C’est la définition du Shadow IT : à savoir tout ce qui se fait en dehors des outils officiels de l’entreprise, c’est-à-dire en dehors de tout contrôle et de toute gouvernance.

Le phénomène est bien réel puisqu’on parle très souvent de dizaines voire de centaines de traitements opérés par mois dans les entreprises. Le pire ? C’est que c’est souvent pour des besoins pourtant majeurs ou adressant des enjeux stratégiques de l’entreprise, comme la définition des tarifs, la valorisation des actifs, ou même générer des montants à facturer…

Et ça, c’est extrêmement risqué pour les entreprises qui s’exposent du coup à de la perte de données, de qualité, de contrôle à cause de ces traitements individualisés.

Explication des manques de gouvernance qui peuvent arriver avec Excel et exemples de faits de manque de gouvernance avec Excel

Un premier manque est le déficit d’accès à l’information, une erreur de gouvernance courante. Une bonne gouvernance s’appuie sur une information de qualité et partagée. Son accès est critère crucial pour fournir à l’ensemble des décideurs toutes les données nécessaires, utiles et pertinentes. Dans ce contexte, Excel n’est pas le support le plus adapté au regard de sa volatilité et son absence de traçabilité.

L’exemple classique dans lequel nous avons tous eu à faire est l’usage des macros complexes et bien souvent compléter par les problèmes de versioning. Bien souvent non documenté, la connaissance métier inscrite dans les macros disparait. Il vient se superposer à la classique et difficile gestion des versions de fichier Excel, très souvent à la source d’erreurs. Quel utilisateur est-il en mesure de savoir combien de versions lui ont été envoyées, par qui et quand et laquelle prendre. Un calvaire, une source d’inquiétude et de stress lors de la prise de décision.  

Et au final, les solutions Excel manquent souvent cruellement de documentation, ce qui fait en sorte qu’un usager qui collabore ou qui reprend une solution Excel développée par un tiers, commet souvent des erreurs liées à l’incompréhension de la structure du fichier.

Comment ORKESTRA assure une bonne gouvernance dans le traitement des données métier

La robotisation des traitements réalisés sous Excel implique d’inventorier et d’identifier les données exploitées, leurs origines et les croisements opérés. Cette démarche parfois coûteuse en énergie pour le métier est contrebalancée par l’efficience qu’apportera la robotisation. Par la suite, ORKESTRA regroupe et automatise l’ensemble des traitements de données initiés par les métiers. De l’inventaire unitaire des traitements à leur centralisation, ORKESTRA devient la pierre angulaire d’une amorce de gouvernance. Pour les métiers et par les métiers.

Les bénéfices de se désengager d’Excel pour une meilleure gouvernance dans le traitement de ses données

ORKESTRA remet les traitements de données métiers sous le contrôle de la gouvernance du SI data.